Montag, 26. Februar 2024

So organisieren Sie geschäftliche E-Mails DSGVO-freundlich

Kronau. (goe) E-Mails gehören heute zur Geschäftskorrespondenz wie früher Briefe oder Telefaxe. Daher haben meist alle Mitarbeitenden eine eigene E-Mail-Adresse im Unternehmen. Sinn und Zweck dieser E-Mail-Konten ist die Abwicklung des Schriftverkehrs innerhalb und außerhalb der Firma. Zugleich werden die E-Mail-Konten der Einfachheit halber nebenbei auch für privaten Schriftverkehr genutzt.

Genau hier kann ein Problem entstehen. Der Gesetzgeber verpflichtet Sie nämlich, Geschäftsunterlagen, und hierzu zählen alle E-Mails, zehn Jahre aufzubewahren. Alle Mails müssen entsprechend gespeichert und jederzeit erneut einsehbar sein. Und hier liegt der Hase im Pfeffer: Grundsätzlich haben Sie als Unternehmer keinerlei Einsichtsrechte in die E-Mail-Konten Ihrer Beschäftigten, sobald auch nur eine einzige private Mail ein- oder ausgegangen ist. Denn es greift die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), und diese verbietet grundsätzlich einen Zugriff auf private Korrespondenz innerhalb der Firma.

Mit Hilfe eines Verbots privater E-Mails kann und wird es Ihnen nicht gelingen, wirklich alle privaten Mails aus dem Unternehmen fernzuhalten. Die Umsetzung des Verbots ist schlicht nicht zu kontrollieren. Bei Verstoß müssten arbeitsrechtliche Konsequenzen gezogen werden, da sonst von einer stillschweigenden Duldung ausgegangen werden kann. Problematisch ist das besonders, wenn die private Nutzung lange Zeit erlaubt war. Schließlich geht es nicht nur um die E-Mails, die über die Postfächer das Unternehmen verlassen. Ihre Leute haben schlicht keinen Einfluss darauf, welche privaten Mails von außen ankommen.

Also was tun? Die beste Lösung bietet eine Freigabe-Vereinbarung mit allen betroffenen Mitarbeitenden. Die erlaubt es Ihnen, private E-Mails auf den Mitarbeiter-Accounts einzusehen. Es geht nicht ums Schnüffeln. Es geht darum, sich für den Zweifelsfall den Zugriff auf alle Geschäftsvorgänge der Beschäftigten zu erhalten. Um Ihnen die Formulierung zu erleichtern, hat Goecom Ihnen eine Mustervereinbarung (ohne Gewähr) als PDF-Datei zum Download auf dem Firmenserver bereit gelegt.

Die Experten für modulare Bäckerei-Software raten zu einer Überprüfung der E-Mail-Struktur innerhalb Ihres Unternehmens speziell unter diesem Aspekt. Zur Vorbeugung von Verstößen gegen den Datenschutz und dennoch im Einklang mit der unternehmerischen Aufbewahrungspflicht (Foto: Tumisu).

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