Polch. (itk) Rund 2.000 Mitarbeiter in über 160 Fachgeschäften, in der Verwaltung und der Backstube gehören zur Bäckerei «Die Lohner’s» – Lohner GmbH + Co. KG aus dem Landkreis Mayen-Koblenz. Für die Bäckerei waren hoher Zeitaufwand für Tages- und Monatsabschlüsse, doppelte Datenpflege und ein System, das die Personalabteilung während des Rechenprozesses stoppte, die ausschlaggebenden Gründe, die bislang verwendete Software für die Zeiterfassung abzulösen. Heute nutzt das Unternehmen für fast 2.000 Mitarbeiter die Lösung Atoss Time Control von CompData mit Mehrwerten in allen Bereichen.
Das alte Zeiterfassungssystem war schwerfällig und hatte stetig mehr Schwierigkeiten in der Leistungsfähigkeit. Auch mit der Anzahl der Mitarbeiter geriet das System an seine Grenzen. «Wir wollen alle Mitarbeiter richtig bezahlen und die richtigen Daten vorliegen haben. Die doppelte Stammdatenpflege in Lohnbüro und Zeiterfassung verursachte unnötige Doppelarbeiten und Fehlerquellen», blickt Johannes Eiffler, Assistent der Geschäftsleitung Innendienst und IT-Leiter bei Lohner, zurück. Ziel war es, ein System für die Zeiterfassung und Zutrittskontrolle für alle Mitarbeiter im Verkauf, in der Verwaltung und in der Produktion mit kompletter Lohnvorbereitung und Übergabe an den Lohn zu installieren. Sehr wichtig war außerdem die Zukunftssicherheit. Egal, ob es langfristig 2.000 oder 4.000 Mitarbeiter sind, die neue Zeiterfassung sollte für die Größenordnung in der Zukunft ausgelegt sein. «Umgesehen haben wir uns auf Personalmessen und der Südback. Drei große Systeme kamen in die nähere Auswahl, davon haben wir uns anschließend mit zwei Lösungen intensiv beschäftigt», sagt Johannes Eiffler.
Kompetente Beratung
Für CompData und Atoss Time Control sprach, dass die Leistung der Software und auch die Beratung alle Anforderungen abdeckten. Johannes Eiffler erklärt: «Die Bäckereierfahrung von CompData und das Verständnis für unsere täglichen Arbeitsabläufe, dass wir als Bäckerei nicht nur normale Tageslöhne und Gehälter zahlen, dass Zeiten abgeschnitten werden, dass es verschiedenste Schichtmodelle gibt – es gab keinen Punkt, wo wir für die Umsetzung bei Null anfangen mussten. Das Team von CompData beantwortet alle Fragen und stellt wiederum qualifizierte Rückfragen.»
Detailliert vorbereitet
So wurde das Projekt detailliert vorbereitet. Einzelne Arbeitsabläufe wurden besprochen. «Für jeden Prozess haben wir gemeinsam überlegt, wie dieser automatisiert oder vereinfacht werden kann – sehr konsequent», beschreibt Johannes Eiffler den Vorlauf. So konnte die gewünschte, tiefe Integration zwischen Kassen, Zeiterfassung, Lohnvorbereitung und Lohnabrechnung erreicht werden. «Aufgrund der Projektvorbereitung sparen wir heute massiv Zeit ein. Die Prozesse zwischen automatischer Zeiterfassung bis zur Lohnabrechnung sind so vernetzt, dass wir bis zu 25 Prozent weniger Zeit für die Zeitwirtschaft benötigen.»
Zutrittskontrolle
Auch die Produktion und Verwaltung wurden in diesem Projekt angebunden. «In unserem Hauptsitz in Polch wurden alle Terminals für die neue Zutrittskontrolle und Türschließung installiert und direkt in Betrieb genommen», sagt Johannes Eiffler. Die Zugänge werden dabei über eine Hygieneschleuse und ein Zutrittsterminal gesteuert. Gleichzeitig gilt der Eintritt als Beginn der Arbeitszeit. Um die Produktion zu verlassen, wird die Zeit als Pause oder Feierabend gebucht und damit die Ausgangstür freigeschaltet.
Performance überzeugt
Nach der detaillierten Planungsphase erfolgte die Umsetzung wegen der Zutrittsterminals an einem Tag im laufenden Betrieb. Vorab wurde die Kassenintegration getestet und dann ging die neue Zeiterfassung direkt live, ohne Parallelbetrieb. Johannes Eiffler erklärt: «Jede Umstellung ist aufwändig, in diesem Fall wegen des Übergangsmonats für die Personalabteilung.» Die Abrechnung für die vergangenen Daten wurde im alten System erstellt, Änderungen für die Zukunft im neuen. «Das hat sich aber absolut gelohnt», sagt Johannes Eiffler. Die Arbeits- und Auswertungsgeschwindigkeit von Atoss Time Control überzeugt. «Wenn das System arbeitet, können Mitarbeiter der Personalabteilung heute einfach weiterarbeiten. Daran war vorher nicht zu denken, die gesamte Abteilung war lahmgelegt», resümiert Johannes Eiffler.
Return on Invest
Früher wurde ein Tages- oder Monatsabschluss über die ganze Nacht gemacht, erst dann konnte eine Auswertung erstellt, diese wiederum aber nie in Excel exportiert werden. Auch die doppelte Stammdatenpflege in der Kasse, in der Personalabteilung und der Zeiterfassung war aus Zeitgründen und im Hinblick auf die Fehlerquote problematisch. Heute sind alle Daten miteinander vernetzt: Kassendaten werden für die Zeiterfassung ausgewertet. Die Zeiten gehen aus der Erfassung automatisiert und aufgearbeitet an die Lohnbuchhaltung, wo auch die Stammdatenpflege passiert, die wiederum für die Zeiterfassung zur Verfügung steht.
Trinkgeldverwaltung
Ein besonderes Modul ergänzt die Zeiterfassung. Jedes Lohner’s Fachgeschäft, vor allem die Cafés, sammelt das Trinkgeld. Die Trinkgeldboxen kommen mit der Zeitangabe, wann die Füllung begonnen hat und wann die Leerung war, in die Zentrale. In der von CompData entwickelten Trinkgeldverwaltung werden Geldbetrag und Zeitraum eingegeben; die Zeitangabe wird automatisch mit den Einsatzzeiten der Mitarbeiter abgeglichen. Daraus errechnet sich eine Trinkgeldverteilung. Das System verteilt das Trinkgeld automatisch mit der Übergabe der Arbeitszeiten an die Lohnvorbereitung und es wird mit dem Lohn ausgezahlt.
Stammdatenänderung
Wie oft kommt es vor, dass Mitarbeiter zu einem bestimmten Stichtag etwas ändern? Beispielsweise ihre Wochenstunden. Im alten System konnte das Personalbüro die Änderung erst am Stichtag einpflegen. Mit Atoss Time Control und der Vernetzung zur Personalsoftware werden diese Änderungen für den Stichtag hinterlegt und automatisiert in Anspruch genommen (Foto: CompData).