Albstadt. (itk) Bei der Bäckerei Karl Biel im Kreis Holzminden waren Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung und Lohnvorbereitung mit hohem Aufwand verbunden. Schriftliches Erfassen und manuelles Einpflegen der Daten kosteten Zeit und Geld. Heute nutzt die Familienbäckerei für 22 Filialen und 181 Mitarbeiter die Lösung Atoss Time Control von CompData und profitiert von der Vernetzung relevanter Anwendungen.
Die Familienbäckerei Biel entschied sich aus mehreren Gründen für CompData und Atoss Time Control: «Hauptgrund war, die manuelle Zeitwirtschaft durch eine digitale Lösung zu ersetzen. Zudem haben wir uns durch die langjährige Bäckereierfahrung von CompData und das Verständnis für die täglichen Arbeitsabläufe von Anfang an sehr gut aufgehoben gefühlt», erklärt die Geschäftsführung. Atoss Time Control wird bei Biel für den Verkauf genutzt. Neben Personaleinsatzplanung und der Zeiterfassung über Kassenschnittstellen kommen Lohn- und Gehaltsschnittstellen zu Datev sowie Exportschnittstellen zu Marvin zum Einsatz. So bleiben Zeitsalden, Fehlzeiten, Überstunden oder Zuschläge immer im Blick.
Digital und schnell
Zuvor wurden Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung handschriftlich gemacht und anschließend manuell in Marvin erfasst. «Für die Gehaltsabrechnungen wurde alles manuell in Datev eingegeben. Das war immer sehr zeitaufwändig», erinnert sich Herr Biel. Seit der Einführung von Atoss Time Control spart die Bäckerei viel Zeit. Durch die sofortige Datenverarbeitung sind Mitarbeiterdaten immer aktuell und übersichtlich abgespeichert; umfangreiche Auswertungen erleichtern die Personalprozesse. «Dank Atoss Time Control können Unstimmigkeiten schnell geprüft und geklärt werden. Gleichzeitig haben wir kein Papierchaos und manuelles Erfassen mehr», resümiert Biel. «Der Lohnexport zu Datev erfolgt ebenso unkompliziert. Die Daten werden übermittelt und stehen der Buchhaltung für die Gehaltsabrechnung schnell zur Verfügung.» Bei 22 Filialen ist eine automatisierte Zeiterfassung und Lohnverarbeitung von großer Bedeutung, um unnötige Doppelarbeiten und Fehlerquellen zu vermeiden. Die Prozesse sind ideal miteinander vernetzt. So wird weniger Zeit für die Zeitwirtschaft benötigt. Überzeugend ist auch die Arbeits- und Auswertungsgeschwindigkeit von Atoss Time Control. Kassendaten werden für die Zeiterfassung ausgewertet und automatisiert sowie aufgearbeitet an die Buchhaltung weitergeleitet. Die immer aktuellen Stammdaten erleichtern anschließend die Gehaltsabrechnung. Auch für die Personaleinsatzplanung setzt die Bäckerei Biel Atoss Time Control ein.
«CompData ist uns ein zuverlässiger Ansprechpartner und hat unsere Zeitwirtschaft lohnend optimiert,» sagen die Biel-Geschäftsführer Karl-René und Hendrik Biel.
Clever Personal einsetzen
Mit manuell erstellten Dienstplänen verliert man schnell den Überblick, ebenso fehlt die Flexibilität bei kurzfristigen Änderungen. Die professionelle Personaleinsatzplanung ist digital, vielfältig und bezieht Faktoren mit ein, wie Besetzungsanforderungen, Anzahl der Standorte, Öffnungszeiten und Mitarbeiterwünsche. In Time Control kann man schnell reagieren, die Software ermöglicht beliebig viele Planungsmuster pro Arbeitsplatz oder Filiale – wenn gewünscht, ab Version 9 sogar von unterwegs per Tablet. Gerade die Optimierung des Personaleinsatzes und damit der Personalkosten ist ein wichtiges Erfolgskriterium. Denn wer seine Mitarbeiter optimal einsetzt, kann auch flexibel auf Auftragsschwankungen reagieren. Mit Time Control kann die Bäckerei Biel zudem die Bedürfnisse und Wünsche ihrer Mitarbeiter berücksichtigen. Wenn persönliche Präferenzen berücksichtigt werden, wenn der Plan möglichst langfristig stabil bleibt und, wenn die vereinbarte Stundenzahl eingehalten wird, steigert das die Zufriedenheit der Mitarbeiter. «Die PEP erfolgt schnell, bedarfsorientiert und mitarbeiterfreundlich», erläutert Herr Biel.
Schnell reagieren können
Dank der Vernetzung von PEP und Zeiterfassung lassen sich die Plan-Daten automatisch in die Ist-Zeit übertragen. Bei Änderungen des Schichtplans bildet Time Control die Übersicht der Ist-Zeiten der Mitarbeiter auf einen Blick ab und auch, wer verfügbar ist und wer nicht, welcher Mitarbeiter Überstunden hat und wer noch Stundenkontingent frei hat. Nicht nur eine faire Verteilung wird erleichtert: Für kurzfristige Einsätze können flexible Mitarbeiter definiert werden, die die Möglichkeit haben, nach Bedarf zu arbeiten. So zahlt auch die faire Verteilung auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter und den Teamgeist ein. Aus der digitalen Lösung können die Einsatzpläne automatisiert per E-Mail an die Mitarbeiter versendet werden. Optional sind Urlaubsanträge möglich, die wiederum automatisiert zur Genehmigung weitergeleitet werden. Der Workflow dahinter spart Zeit und vermeidet Fehler. Der genehmigte Urlaub in diesem Beispiel fließt in die Planung aus Filial-Sicht und pro Mitarbeiter – dort in das Fehlzeitenkonto und zur Lohnabrechnung ohne jedes weitere manuelle Zutun.
Zuverlässiger Service
Das Projekt wurde umfassend vorbereitet und konsequent umgesetzt. Im Rahmen der Projekteinführung plant CompData die notwendige Zeit mit den zuständigen Mitarbeitern ein, damit sie sich mit der neuen IT-Lösung vertraut machen können. «Der Service ist zuverlässig, die Kommunikation schnell und einfach», sagt Herr Biel. «Bei Fragen bekommt man sehr zeitnah Hilfe und kann somit zügig weiterarbeiten.»
«Mit Atoss ist die PEP super übersichtlich und man spart enorm Zeit beim Planen, da die Planungsmuster vorgegeben sind und man diese nur noch einem Mitarbeiter zuordnet. Mitarbeiter im Verkauf schätzen den übersichtlichen Arbeitsplan,» sagen Karl-René und Hendrik Biel.
Über die Bäckerei Biel
Seit der Gründung 1912 ist die heutige Bäckerei Karl Biel GmbH + Co. KG – Biels Backhaus – ein traditioneller Handwerksbetrieb in und um Delligsen, Niedersachsen. 2019 übernahmen Karl-René und Hendrik Biel die Geschäftsführung. Bereits in der fünften Generation nimmt sich das Familienunternehmen immer neuen Kundenanforderungen und dem Zeitgeist an. Die Familienbäckerei steht für Vielfalt, Qualität und Frische und bietet qualitätsbewussten Genießern hauseigene Markenartikel. Dabei kommen die Rohstoffe aus der Region, die traditionellen Rezepturen stammen aus dem Familienbetrieb. Dank Atoss Time Control behält die Bäckerei Biel mit 22 Filialen und 181 Mitarbeitern den Überblick über Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung und Lohnvorbereitung (Foto: CompData).